展示会の出展準備では、商品サンプルやカタログを用意したあとに、「どこに並べる？」「手に取ってもらいやすくするには？」「補充する分はどこに置く？」と迷うことがあります。
商品や資料を見やすく展示するには、見せるもの・手に取ってもらうもの・配布するものを分けて、置き場所と数量を決めることが大切です。
この記事では、初めて展示会を担当する方に向けて、商品サンプルと配布資料の整理から、什器の設置、搬入前の確認までを分かりやすく紹介します。
テーブルの上で商品を紹介する場合と、床に置いて展示する場合では、必要なスペースが異なります。展示方法を考える際は、こちらの商品もご確認ください。
展示会出展準備では商品サンプルと配布物を整理する
見せるもの・試してもらうもの・配るものを分ける
まずは、会場へ持っていく商品や資料を書き出しましょう。同じ商品でも、展示用と配布用では管理の方法が変わります。
- 見せるもの：新商品、パッケージ見本、シリーズ商品など
- 試してもらうもの：手触りや使い方を確認するサンプルなど
- 配るもの：持ち帰り用サンプル、カタログ、チラシなど
展示用の商品を来場者が持ち帰ってしまわないように、「展示見本」「お試しいただけます」「ご自由にお取りください」など、用途に合った案内も準備します。
展示する数量と補充分を別々に決める
持ち込む商品をすべて什器に並べると、商品同士が重なったり、説明が見えにくくなったりすることがあります。最初に並べる数量と、補充用に保管する数量を分けて考えましょう。
準備リストには、商品名、展示数、補充数、置き場所、担当者を記載します。複数のスタッフで運営する場合も、何をどこへ補充すればよいか分かりやすくなります。
商品のサイズと重さに合わせて展示方法を決める
パッケージの幅・奥行き・高さを測る
什器を選ぶ前に、実際に展示する商品の寸法を確認します。袋入りの商品は中身の入り方で厚みが変わるため、空のパッケージではなく、展示する状態で測りましょう。
- 商品を正面に向けたときの幅・奥行き・高さ
- 1個あたりの重さと、並べる数量
- 袋の上部や持ち手など、外側に出る部分
- 手に取るときに必要な周囲の余裕
棚に収まることだけでなく、商品名が見えるか、取り出すときに隣の商品へぶつからないかも確認してください。
卓上に置くか床に置くかを決める
テーブル上で商品説明や実演を行う場合は、什器を置いたあとも作業スペースが残るかを確認します。床に置く場合は、什器本体の寸法に加えて、来場者が立ち止まる場所も考えましょう。
紙製什器の耐荷重や使用条件は、素材や構造によって異なります。見た目のサイズだけで判断せず、展示する商品の重さ・数量・置き方に対応できるかを事前に確認することが大切です。
棚ごとの荷重制限がある場合は、什器全体の重さだけでなく、それぞれの棚に載せる商品の合計重量も確認してください。
来場者が商品を見つけて手に取れる配置にする
紹介したい商品を見つけやすくする
複数の商品を展示するときは、今回とくに紹介したい商品を決めます。すべてを同じように並べるよりも、主役となる商品と関連商品を分けたほうが、スタッフも説明を始めやすくなります。
商品名やパッケージの正面が見える向きにそろえ、前列の商品で後列の商品が隠れていないかを確認しましょう。商品説明のPOPも、商品そのものを隠さない位置に置きます。
手に取る動作と戻す動作を確かめる
展示の確認では、見た目だけでなく、来場者が商品を取り出して戻す動作も試してみてください。
- 商品を取り出すときに、隣の商品が倒れないか
- 什器の縁や仕切りが、取り出す動作の妨げにならないか
- 商品を戻す場所が分かりやすいか
- 商品を手に取ったときに、什器が動いたり傾いたりしないか
吊り下げて展示する商品は、パッケージの穴やフックとの相性も確認します。吊り下げ部分の強度や什器の設置条件を確認し、実物を使って取り出しやすさを試しましょう。
吊り下げて見せる方法を検討している方は、対応する商品をご確認ください。
カタログと配布サンプルの受け取り場所を分ける
自由に持ち帰れるものを分かりやすくする
カタログやチラシを置くだけでは、来場者が持ち帰ってよいか迷うことがあります。自由に配布する資料には、短い案内を添えましょう。
一方で、スタッフの説明とあわせて渡したい資料やサンプルは、自由配布のものとは場所を分けます。受け取り方を整理しておくと、来場者への案内も統一できます。
カタログが複数ある場合は、表紙や分類が見えるように並べます。資料のサイズや厚みが、スタンドの収納部分に合うかも確認してください。
補充のタイミングと担当者を決める
配布物を積みすぎると取り出しにくくなり、少なすぎると気付かないうちになくなることがあります。最初に置く量と、補充する目安を決めておきましょう。
- カタログやサンプルを最初に何部・何個置くか
- 残りがどの程度になったら補充するか
- 補充分をどこに保管するか
- 誰が残量を確認して補充するか
補充分の箱には内容物を記載し、スタッフがすぐに見つけられるようにします。通路や来場者の足元に箱を置かず、ブース内の保管場所を決めてください。
配布資料の置き方を検討する際は、カタログスタンドもご覧ください。
発注前に設置条件と組み立て方法を確認する
会場の使用条件と什器の仕様を照らし合わせる
什器を発注する前に、主催者の出展マニュアルで、使用できる素材や設置範囲などを確認します。素材や防炎に関する指定がある場合は、使用予定の什器が条件に合うかを問い合わせてください。
紙製だから一律に使用できる、または使用できないと判断せず、会場の条件と商品の仕様を照らし合わせることが必要です。
水分を扱う実演や、結露する商品を展示する場合は、使用環境に対応できるかも確認しましょう。
組み立て後と梱包時の寸法を確認する
設置できるかだけでなく、会場まで運べるかも確認します。組み立て後の寸法と梱包時の寸法は異なるため、それぞれを確認しておきましょう。
- 什器本体と土台が、予定した設置範囲に収まるか
- 梱包した状態で、使用する車両や搬入口を通せるか
- 組み立てに必要な人数・時間・工具を確認したか
- 棚板や補強部材など、必要な部品が含まれているか
- 会期後に解体・再梱包する手順を確認したか
納品日は開催日だけでなく、検品と組み立て確認に必要な時間を含めて決めます。製作や配送にかかる日数は商品や数量によって異なるため、注文前に確認してください。
搬入前に実物を並べて最終確認する
什器を組み立てて商品の収まりを確かめる
什器が届いたら、可能な範囲で事前に組み立て、実際の商品やカタログを並べます。画面や図面では気付きにくい、取り出しにくさや表示の隠れを確認できます。
- 本体・棚板・補強部材などがそろっている
- 説明書どおりに組み立てられている
- 予定した数量の商品が無理なく収まる
- 商品の重さや配置が、什器の使用条件に合っている
- 商品名や説明が隠れずに見える
- 商品や資料を取り出して戻す動作に支障がない
配置が決まったら写真を撮り、当日の設営担当者と共有しておきましょう。写真とあわせて、各段に並べる商品名や数量を記録すると、会場でも配置を再現しやすくなります。
商品・配布物・補充用品をまとめて確認する
搬入用の荷物は、什器、展示商品、配布物、運営用品に分けて確認します。組み立て説明書や配置写真も、会場ですぐに確認できる状態にしておきましょう。
- 展示用と配布用の商品を分けて梱包した
- カタログと配布サンプルの数量を確認した
- 商品説明や配布案内のPOPを用意した
- 補充用の箱に内容物を記載した
- 紙製什器の角や印刷面を保護して梱包した
- 搬入・設営・補充・撤去の担当者を共有した
展示会の商品展示は、たくさん並べることだけが目的ではありません。来場者が商品を見つけ、手に取り、必要な資料を持ち帰れる流れを整えることが大切です。
商品や資料の用途を分け、実物のサイズと重さを確認しながら準備を進めましょう。展示する場所や配布方法に合わせて、必要な什器をご確認ください。